Infoparter - Űrlapkezelő - Tudásbázis

Az alábbiakban videós gyakorlati példákon keresztűl bemutatjuk a felhasználóinknak a szoftver használatát. Az anyagokat folyamatosan bővítjük…

űRLAPKEZELŐ - ÁTTEKINTÉS

ÚJ ELLÁTOTT Felvétele

Ellátás megszűntetése

Várólista kezelése

Elhelyezés és szobaszámok

Távollétek kezelése

Napidíjak Csoportos felvitele

Űrlapok kezelése

Űrlapok nyomtatása

Űrlapok csoportos másolása

Űrlapok klónozása

Gyógyszer listák

Gyógyászati segedészközök

Felhasználók kezelése

Hasznos tájékoztatók
Lépésről-lépésre útmutatók

5 tipp az adminisztráció egyszerűsítésre

Gyógyszerek nyilvántartása 7 lépésben:

Gyógyászati segédeszközök nyilvántartása 7 lépésben:

GYIK
Gyakran Ismételt Kérdések gyűjteménye

Általános kérdések

Sikertelen bejelentkezés esetén kérjük, hogy az alábbi lépéseket ellenőrizze:
Vizsgálja meg, hogy megfelelő URL-t (linket, elérési utat) adott-e meg a böngésző-ben, ellenőrizze, hogy a https:// kifejezéssel kezdődik-e a webcím!
Próbálja meg a jelszavát egy látható helyen leírni, majd másolni, vagy amennyiben mástól gépi formában kapta, azt a levélből kimásolni, és beilleszteni!
Ellenőrizze, hogy felhasználónevében vagy jelszavában a nagy rövid O betű, vala-mint a 0 nem keveredik-e össze, szintén hasonló az eset a rövid nagy i és a kicsi L betű esetén, valamint bizonyos esetben a 2-es szám és a Z betű is könnyedén ke-verhető!
Ellenőrizze a billentyűzet kiosztás megfelelően van-e beállítva!
Abban az esetben ha „Érvénytelen vagy lejárt munkamenet” üzenetet kap, akkor zárja be a böngészőprogramot és nyissa meg újra.
Törölje a böngészőprogram előzményeit és a gyorsítótárat.

Űrlapkezelő szoftver böngészőben fut és a bejelentkezés csak egy bizonyos ideig érvényes a munkamenet. A navigálás során lehetséges használni az internetböngésző navigációs gombjait (balra / jobbra nyilak), de egy idő után lejárhat a munkamenet és megjelenik a hibaüzenet. Ilyenkor ismét meg kell nyomni a visszalépés vagy az újratöltés gombot és munka folytatódhat tovább.
A hibaüzenet elkerülése érdekében a felső sorban található menüt használva érdemes navigálni a szoftveren belül.

1. Ellátottak kezelése

Szoftverben a településeket egy előre beépített listából lehet kiválasztani, mely tartalmazza Magyarország 3155 települését. Amennyiben új személy rögzítésekor nem találjuk a listában a keresett várost, akkor el kell menteni az adatokat anélkül hogy a települést kiválasztjuk és át kell lépni a Beállítások menüpontba. Ezen belül a Településeket kell kiválasztani és a bal felső sarokban lévő “+ Új település hozzáadása” funkcióval be kell írni a hiányzó város nevét. Ezen túlmenően ki kell választani az országot is. Amennyiben az országot nem találjuk a listában, akkor a Beállítások / Országok listát kell hasonlóképpen bővíteni.

Új személy rögzítésekor először a személyes adatokat kellett megadni (név, anyja neve, születési idő, TAJ szám, stb.). Ezután nagyon fontos átlépni az „Alap” fülre, ahol be kell állítani, az ellátási adatokat valamint a dátumokat be kell írni. Várólistához a kérelem előterjesztésének dátumát kell megadni, ellátott részére pedig az ellátás megkezdésének dátuma szükséges. Valószínű, hogy ez elmaradt és ezért nem jelenik meg a névsorban.

Az Ellátottak menüpont bal felső „Ellátott” szűrőjét állítsa át „Mind” értékre, majd meg kell nyomni a jobb oldali keresés gombot és meg fog jelenni.

Előfordulhat még az is, hogy az ellátottat valamelyik felhasználó kitörölte a rendszerből. Ilyenkor még nem törlődik véglegesen, hanem átkerül a “Visszavont személyek” közé. Ez a lista a Beállítások menüpontban található meg – egyfajta lomtár – ahonnan a “Közzététel” gomb segítségével visszaállíthatjuk. Itt van lehetőség a végleges törlésre is, ennek használata azonban nagy körültekintést igényel!

Valószínű, hogy a Pénzügyek/Számlázás menüpontban a „Tételek” szűrő el lett állítva. Ellátottak menüpontban a „Tételek” szűrőt át kell állítani „Mind” értékre.

Ellátottak menüpontban a személy szerkesztésekor az elhelyezés lapfülön vannak eltárolva a szobaszámok. A beállított szobaszámot szerkeszteni nem lehetséges, két megoldás van: törlés, majd újra felvinni, vagy a jobb felső költözés funkció. Ez utóbbi lenne a célravezető, mert akkor nyomon tudjuk követni a korábbi változásokat. Szobaszámot begépelni sosem lehet, hanem mindig csak kiválasztani a legördülő listából. Figyelni kell még az osztály és részleg besorolást is, mert a szobaszámokat ezek alapján kínálja fel a rendszer. Ellenőrizni szükséges továbbá a Beállítások/Szobaszámok menüpontban a férőhelyek számát is.  Új szobaszámot csak akkor tudunk felvinni, ha korábban még nem volt szobaszám beállítva.

2. Űrlapok kezelése

Új személy rögzítésekor először a személyes adatokat kellett megadni (név, anyja neve, születési idő, TAJ szám, stbŰrlapok menüpontban a jobb felső sarokban található zöld színű “+Új űrlap” gomb segítségével lehet készíteni. Ki kell választani, hogy melyik személy részére, illetve milyen fajta űrlap készül. Meg kell adni még, hogy az űrlap melyik időszakra vonatkozzon (év és hónap).
Ellátottak menüpontban is van lehetőség űrlapokat létrehozni akár több személy részére is. Ilyenkor a listából ki kell jelölni a sor elején pipával azokat az ellátottakat, akik részére űrlapot kívánunk nyitni, majd  a jobb felső sarokban található zöld színű “+Új űrlap” gombot kell megnyomni.

Új űrlap készítésekor azért nem jelennek meg az aktuális lakók, mert be kell állítani a megfelelő osztályt ahová a felhasználó be van beosztva. A felhasználó csak azokat az ellátottakat látja a rendszerben, amelyik osztály aktív nála. Ezt a felhasználó jelszava alatt lehet beállítani az „Osztály” megadásánál, több osztályt a CTRL billentyű lenyomásával lehet kijelölni a listában.

A szoftver rendelkezik egy űrlap archívum funkcióval, mely folyamatosan eltárolja az űrlapok előzményeit kiegészítve azzal az információval, hogy melyik felhasználó pontosan mikor végezte el a módosítást.
A menedzser jogosultságú felhasználók a kívánt űrlapot megnyitva a jobb felső részen található Archivum gombra kattintva tudják elérni ezt a funkciót. Az űrlap tetején megjelenik a módosítások száma és az űrlap alján pedig megtekinthető az űrlap készítőjének vagy módosítójának neve és a szerkesztés pontos időpontja.

Böngésző menüjében keressük meg a “Nézet” menüpontot és használjuk a nagyítás/kicsinyítés funkciót.

3. Pénzügyi modul

Először a Beállítások/Pénzügyi adatok menüpontban kell megadni az intézményi térítési díjat. Ezután az Ellátottak menüpontban át kell nézni azokat a személyeket, akik nem az intézményi térítési díjat fizetik, vagy esetleg van vállalásuk. Ezekbe a személyekbe egyenként belépve be a Pénzügy/Gondozási beállítások fül alatt a „Szerkesztés” gombbal át kell írni az összegeket. A „Vállalás”-t be kell pipálni ahhoz hogy minden összeget módosítani tudjuk. Az érvényesség vége dátumot nem kötelező megadni, ha nem ismert. Ha új napi díjat adunk meg, akkor a korábbi lezárásra kerül. Ezt a felhasználó már nem tudja szerkeszteni, hanem csak az ügyfélszolgálat tudja megtenni.

Amikor elkészültünk a térítési díjak megadásával a Pénzügyek/Gondozási időszakok menüpontban a Napidíjak listájában tudjuk ellenőrizni a számokat. Ezt követően a távolléteket kell beállítani. Itt a távollét okát (kórház/szabadság), kezdete-vége, tehát tól-ig dátumokat kell megadni. Pipákkal tudjuk jelölni azokat az eseteket, amikor a kezdete vagy a vége nem számít bele a statisztikába.

Miután mindezzel elkészültünk a Pénzügyek/Gondozási napok menüpontban le kell zárni a kívánt hónapot. Ennek hatására megjelennek a létszámstatisztikák. A Pénzügyek/Számlázás menüpontban pedig ellenőrizni tudjuk a számfejtett összegeket. Lezárt időszakot visszanyitni a felhasználó már nem tud, ezt csak az ügyfélszolgálatunk tudja megtenni.

Ellátottak listában ki kell keresni a személyt, az „Alap” fülön át kell álltani, hogy „Ellátott: Nem”, be kell írni az ellátás megszűnésének dátumát és a megszűnés okát (pl.: meghalt, kiköltözött – ezt a KSH statisztika miatt pontosan meg kell adni) Ezután a Pénzügyek/Számlázás menüpontban rá kell keresni a szűrőben az ellátott nevére. A megjelenő listában ki kell keresni a megfelelő évet és hónapot, majd a sor végén a részleteket meg kell nyomni. Ki kell számolni, hogy az adott hónapban hány napot volt ellátás alatt és a napok számát szerkeszteni kell. Figyelni kell a személy „Távollétek” fülén, hogy volt-e kórházban vagy szabadságon, mert ha igen, akkor a távolléti napokat is még be kell írni a számla részletekbe. Amennyiben ez hiányzik, akkor a bal felső „Eseti díj hozzáadása” segítségével lehet megtenni. Érdemes ellenőrizni, hogy az egységárak megfelelőek-e, ezt pedig az ellátott „Pénzügy/Gondozási beállítások” fülén tudjuk megtalálni.

Ellátottak menüpontban a személy szerkesztésekor a Pénzügy/Gondozási beállítások lapfülön  tudjuk megadni a napidíjakat. A szoftver egyes korábbi verzióban a napidíj összegét csak akkor engedi átírni a rendszer, ha a „Vállalás” jelölőnégyzetet beaktiváljuk. Ne tévessze meg a felhasználót, mert itt a vállalás összegét és határidejét üresen kell hagyni és lejjebb a napidíjat már lehet szerkeszteni.

Ellenőrizni kell a megjelölt személynél, hogy a Pénzügy/Gondozási időszak fülén be van-e állítva a napidíj és az érvényességi dátuma a lezárandó időszakra vonatkozik-e. Ellenőrizni kell, hogy a Beállítások/Pénzügyi adatok menüpontban a lezárandó időszakra vonatkozóan van-e érvényes napidíj rögzítve.

Havi zárást a felhasználók nem tudják visszavonni, ezt csak az ügyfélszolgálat tudja megtenni.

Pénzügyek/Számlázás menüpontban az „Év” szűrőbe írjuk be, hogy melyik az az év, sor végén „Keresés”, majd alatta a „Tételek” Mind-re kell állítani. Megjelenik a teljes lista és összesíti is az értéket.

Beállítások / Exportálás menüpontban le tudunk kérni egy Excel táblát, mely szinte az összes adatot listázni fogja a rendszerben szereplő személyekről. Ebből a táblázatból a szűrők használatával számos információt kinyerhetünk az ellátottakról, hozzátartozóikről, elhelyezésükről, ellátási formájukról, stb.

4. Gyógyszer modul

A gyógyszer adagolási űrlap készítésekor a rendszer megvizsgálja, hogy van-e már az ellátott részére azonos időszakú egyéni gyógyszer felhasználási lap készítve. Amennyiben talál, akkor a gyógyszereket onnan tölti be. Viszont ha az űrlap hibás adatot tartalmaz, akkor a gyógyszer adagolási lap nem készül el. A hibás gyógyszerelő űrlapokat a Pénzügyek / Gyógyszer költségek menüpontban listázza ki a rendszer.

A gyógyszerek költségek számítása az adagolási mennyiségek alapján kerül kiszámításra. Amikor az egyéni gyógyszer felhasználási lapon valamelyik érték hibásan lett beírva a rendszer hibát jelez és listázza a gyógyszer költségek között a hibás űrlapokat.

Az egyéni gyógyszer felhasználási űrlap adagolás rovatában reggel-délben-este-éjjel elrendezésben kell megadni a számoknak az alábbi formátumban: 0-0-0-0 Ebben a mezőben csak számok és kötőjelek vagy per jelek szerepelhetnek, mert a fél adagot ½-el kell jelölni.

Az űrlap a gyógyszer ellátott részére történő adagolásának időtartama (tól-ig) rovatában is kötött formátum van a dátumok megadására. Itt az értékeket hónap-nap – hónap-nap szerkezetben kell beírni, pl.: “03-01 – 03-31” Fontos, hogy a középső kötőjel előtt és után is legyen szóköz. A rendszer elfogadja a nyitott dátumot, ilyenkor a kötőjel után még egy szóköznek kell ott lennie. Pl. “03-15 – “

Az űrlapon a gyógyszer kiválasztását követően a hónap első napjától az utolsóig a szoftver kitölti a dátumot, alapértelmezetten, pl.: “03-01 – 03-31”

Amennyiben számlát vételezünk be, akkor a számlán szereplő bizonylatszám szükséges. Egyéb esetben olyan bizonylatszámot adjunk meg, ami segíti a munkánkat a visszakereséskor. Pl.: amikor eseti gyógyszert adunk ki valakinek a részére, akkor lehet: Eseti „kiadás”.

Gyógyszerek/Gyógyszer készlet menüpontban ki kell keresni az „Ellátott neve” szűrűben a hibás személyt. A hibás gyógyszerek kartonját meg kell nyitni egyesével és a sor végén a kék ceruzával lehet szerkeszteni a tételt. A gyógyszer készlet szerkesztés képernyőn legalul a megfelelő ellátottat kell kiválasztani.

Valamilyen eltérés van a két gyógyszer nevében vagy a kiszerelésében, ezért van duplán. Esetleg egy kötőjel máshol van, vagy egy szóköz szerepel a kiszerelés után ez okozza az eltérést. A gyógyszer készletben meg kell nyitni a kartont és minden sorban javítani kell ennek megfelelően az adatokat.

Gyógyszer bizonylatok szerkesztésénél és a gyógyszer karton szerkesztésénél sincs sajnos lehetőség a szerkesztésre. Ezek módosítását csak az ügyfélszolgálat tudja megtenni.

Gyógyszer azonosítási képernyőn túl sok időt tölt el a válogatással a felhasználó. Ezért amikor végez az ellenőrzéssel és még mielőtt megnyomná az Importálás gombot nyisson meg egy új böngészőfület és lépjen be a szoftverbe a felhasználónevével és jelszavával. Ezt követően bezárhatja az új fület és megnyomhatja az importálás gombot.

Az EGYF lapokon a megjegyzés rovatot arra használjuk, hogy azokat a készítményeket, amiket nem minden nap kell beadni tudjuk jelölni: a megjegyzés oszlopba kattintva a rendszer felkínál előre megadott értékeket, pl.: 2 naponta, hetente 2x, stb.

Arra kell figyelni, hogy ezeket a felkínált értékeket ne írjuk át, csak a végére szabad kiegészítést tenni. Pl.: hetente 2x K, P

Arra is figyelni kell, hogy zárójel ne legyen a kiegészítésben mert akkor is hibásan számolhat a gép.

A számolást még az is befolyásolja, hogy a személy volt-e szabadságon.

5. Munkaidő-beosztás

A hibás személyt a sor végén lévő „x”-el törölni kell és újra hozzá kell adni „+Sor hozzáadása” és műszakokat szépen sorba haladva ugyanúgy vissza kell írni. Van egy videó a sorok rendezéséről is, ha szükséges meg lehet csinálni azt is.

KAPCSOLAT

Infopartner Vágó Szabolcs
Vágó Szabolcs
informatikus
30/201-2403
info@infopartner.hu

Cégünk 1995 óta foglalkozik informatikai rendszerek kidolgozásával, üzemeltetésével és fejlesztésével. Partnereinkkel bizalmi kapcsolatot építünk ki, amely elengedhetetlen feltétele a munkánknak. Az évek során sokféle informatikai problémát oldottunk meg sikeresen, ügyfeleink nagy örömére.

Célunk, hogy rövid határidőn belül magas szintű hatékonysággal oldjuk meg a felmerülő problémákat.

2014 óta fejlesztjük az idősellátásban használható Bentlakásos Intézmények Ellátott Nyilvántartó Rendszerét, mely több idősotthonban biztosítja az igénybevételi eljárás teljes szakmai dokumentációját.

Keressen bizalommal szívesen segítek információval, tanácsadással.

Üdvözlettel: Vágó Szabolcs